Este es un tema que trae a no pocas personas de cabeza. No todo el mundo está al día de los cambios en la legislación ni resulta especialmente avezado en el uso de herramientas electrónicas, ¿cierto? Intentaremos, por tanto, aclarar, de un modo sencillo, la cuestión. Vamos allá.
Antes que nada… requisitos básicos de cualquier factura electrónica.
La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) modificó sustancialmente el paradigma de la facturación en nuestro país. Existen varios aspectos por los cuales el Gobierno de España ha potenciado la implantación de la factura electrónica. No solo se trata de eliminar papel, sino de controlar al dedillo posibles fraudes.
Cualquier factura electrónica ha de ceñirse a los requisitos exigidos por la ley y, por añadido, ser construida en determinados formatos y contar con determinadas informaciones indispensables. Además, la autenticidad del destinatario ha de quedar acreditada mediante la firma electrónica.
¿Cómo se logra todo ello? Pues contando con un software (o programa) especializado. Recuerde siempre que dicho software resulta clave para agilizar y simplificar los procesos. En tal sentido, tal vez debiera descubrir el software Generix, que le permitirá evitar cualquier clase de inconveniente.
Estos son los formatos válidos de factura en España actualmente
Actualmente, son cuatro los formatos aceptados. Pero no se haga usted un lío, pues vamos a especificar cuáles son, por qué norma se rigen y a quiénes va dirigido específicamente su uso.
- Facturae.
Este es el formato estandarizado en uso que rige las relaciones comerciales entre empresas particulares y administración pública. Digamos que aquel que suele utilizarse para el denominado B2G (Business to Government). Es un formato XML estructurado que contiene la inclusión de firma electrónica XAdES.
Este es el formato que necesita para presentar a través de FACe (el sistema de la Administración Pública). Actualmente permanecen vigentes todas las versiones de este software a partir de la 3.2.
- CEFACT/CII (Cross Industry Invoice) o CEFACT/ONU.
El formato auspiciado por la Organización de las Naciones Unidas para las relaciones comerciales entre los diferentes países. Aplica a multitud de sectores.
Basado en el modelo semántico SCRDM-CII, se articula en un lenguaje XML 16B.
- UBL.
Siglas que significan Universal Business Language. Este apunta a ser el nuevo modelo básico estandarizado en el futuro (también para lo público y en sustitución progresiva de Facturae). Un modelo a nivel internacional, que viene avalado por la Unión Europea, resulta compatible con estructuras XML y totalmente idóneo para relaciones B2B (Business-to-Business o, para entendernos mejor, entre empresas).
Regido por la norma ISO/IEC 19845:2015.
- EDIFACT.
O “Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport”.
Formato con gran implantación y señero en nuestro país. Quizá porque siempre ha soportado cierta complejidad en la facturación (y la automatización) allí donde ha sido imprescindible. El comercio, la industria y la logística continúan haciendo buen uso de este formato a nivel internacional.
Regido y normalizado para su buen funcionamiento por la ISO 9735.
Otras consideraciones relevantes respecto a las facturas electrónicas
Tal vez sienta cierta zozobra al leer estos datos. No se preocupe. Tenga presente las características básicas y haga uso del software recomendado, que le servirá de guía.
Por otra parte, si se pregunta usted acerca del nuevo Verifactu, tan cacareado, sepa que su implantación indispensable se ha retrasado hasta el primero de enero del año 2027.
Recuerde que cualquier empresario o profesional por cuenta propia (pymes, autónomos) está obligado a presentar sus facturas en formato electrónico en sus relaciones B2B.
Recuerde que, una vez acostumbrado a su uso, la modalidad habrá de resultarle muy sencilla y le evitará ciertos inconvenientes del pasado (uso de papel). Además, verá usted reforzada la seguridad de sus transacciones.
La adopción de la factura electrónica, un imprescindible.
Tenga en cuenta estos formatos y haga uso del software recomendado para facilitarle las labores y evitar posibles percances.
